https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEi-JbgV5c8HecTBeL3sMZLa1hZecrIHQ-sX_aKWmpbM8oYRqH1eZXKacQxlSmxAC5dNQixHGSlAfNddsYEZkRLOQdK0LhwK7dHd49F_3Hk5PhyphenhyphenuoAWfC3zy3pjXWVFfICq-LAgLt56dgns/s1600/it_2.jpg
การจัดการสารสนเทศ ความหมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่ สารสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การโดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือ กลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ
ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศต่อบุคคล ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลรักษาสุขภาพ ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล การดูแลอาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่มีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับสถาบันการศึกษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์ และเลือกเรียนได้ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษาตลอดชีวิต ความสำคัญในด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการการจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา
การจัดการสารสนเทศต่อองค์การ ความสำคัญด้านการบริหารจัดการผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหาการตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับการบริหาร ความสำคัญด้านการดำเนินงานการจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานเช่น สัญญาการตกลงลงนามร่วมกิจการระหว่างองค์การ รายงานทางการเงินประจำปี
ความสำคัญด้านกฎหมายสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของหน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น เพื่อเป็นการแสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน
พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ
- การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลัก การจัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า และส่งออกตามลำดับเวลา มีการจัดทำทะเบียนเอกสารรับเข้า - ส่งออกในสมุดรับ – ส่งและจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็นรูปเล่ม ต่อมาพัฒนาเป็นจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในตู้เก็บเอกสาร โดยพัฒนาเป็นหมวดหมู่ของระบบงานสารบรรณเอกสาร การจัดเก็บ อาจจัดเรียงตามลำดับอักษรชื่อหน่วยงาน ชื่อบุคคล ตามเนื้อหาตัวเลข ตัวอักษรผสมตัวเลข ลำดับเวลา และตามรหัส และมีการทำดรรชนี กำหนดรหัสสี มีการทำบัตรโยงในตู้เก็บเอกสาร เป็นต้น เพื่อความสะดวกในการค้นหา มีการทำบัญชีรายการสำหรับค้นเอกสารสารบรรณที่ต่อมาใช้เครื่องพิมพ์ดีดแทน การเขียน
- การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีขั้นตอนการจัดการที่ดีและเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการดูแลรักษา ซึ่งจะแยกเป็นรายละเอียดดังต่อไปนี้ 1) การรวบรวมข้อมูล 2) การตรวจสอบข้อมูล 3)การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ 4) การดูแลรักษาสารสนเทศ 5)การสื่อสาร
แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศยังครอบคลุมถึงการจัดการความรู้ จากช่วงปลายทศวรรษ 1990 การแข่งขันและการพัฒนาประสิทธิภาพและประสิทธิผลของหน่วยงาน องค์การต่างๆ ทำให้เกิดการแสวงหา การเห็นคุณค่าของความรู้ ทั้งความรู้เด่นชัดที่เป็นความรู้ในรูปแบบที่เป็นเอกสาร ตำราวิชาการ คู่มือปฏิบัติงาน มีการรวบรวมและประมวลไว้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบ และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก ที่แฝงอยู่ในตัวคน ในสติปัญญาของแต่ละบุคคลหรือกลุ่มงาน เป็นประสบการณ์ที่สั่งสมมายาวนาน เป็นภูมิปัญญานับได้ว่าความรู้ต่างๆ ของบุคลากรเปรียบได้กับทุนทางปัญญา (intellectual capital) การนำความรู้จากบุคคลหรือกลุ่มงานมาใช้ประโยชน์แก่หน่วยงานจึงต้องมีการจัดการอย่างเป็นระบบ เป็นการจัดการความรู้ วงการวิชาการด้านสารสนเทศจึงมีการกำหนดความหมายของการจัดการความรู้ไว้ดังนี้
การจัดการความรู้ หรือ เคเอ็ม (Knowledge Management -- KM) หมายถึง การมุ่งรวบรวมประมวลและจัดความรู้ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากรเหล่านั้น อันก่อให้เกิดการเรียนรู้และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ต่อองค์การ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 30)โดยสรุป การจัดการความรู้จึงเป็นกระบวนการในการมุ่งรวบรวม ประมวล และจัดการความรู้ทั้งความรู้เด่นชัด และความรู้ซ่อนเร้นหรือความรู้ฝังลึก เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสร้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากร อันก่อให้เกิดการเรียนรู้ และท้ายสุดนำไปสู่ประโยชน์ในการขับเคลื่อนประสิทธิภาพการดำเนินงานต่อองค์การนั้นๆ
การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศ ต้องมีแบบแผนและหลักการที่สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้ การจัดการสารสนเทศ เป็นคำกว้างๆ ที่ครอบคลุมระบบและกระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กร ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ(ศักดา, 2550) ดังต่อไปนี้
- การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)
- การจัดการเอกสาร (document management - DM)
- การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)
- โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)
- ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)
- ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)
- ความร่วมมือ (collaboration )
- การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search)
- และอื่นๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น